Coût par page : préparer le renouvellement d’un parc

Le coût par page ne se résume pas au prix d’une feuille imprimée. Il sert de repère pour comparer un achat, une location ou une évolution du parc, à condition d’intégrer les usages réels, la maintenance, l’énergie, les consommables, les temps perdus et la sécurité. En 2026, ce calcul arrive rarement seul : il croise le renouvellement des postes et la hausse des coûts logiciels. Autant traiter le sujet une fois, correctement.

Partir des volumes réellement imprimés

La première étape consiste à établir une photographie fiable du parc. Relevez, sur une période représentative, le nombre de pages produites par équipement, la répartition entre noir et blanc et couleur, les formats utilisés, les impressions recto verso et les travaux récurrents, en distinguant les services : une agence commerciale, un service administratif ou un atelier n’ont pas les mêmes cadences.

Cette mesure doit être rapprochée des équipements installés. Un appareil surdimensionné coûte cher malgré un volume faible ; un matériel trop sollicité multiplie les interventions, les files d’attente et les impressions relancées après incident. Le coût par page devient alors un indicateur de décision, pas un objectif isolé.

Calculer le coût complet, au-delà du consommable

Pour comparer les scénarios, additionnez les postes qui accompagnent chaque page : achat ou loyer, toner ou encre, papier, pièces d’usure, maintenance, livraison des consommables, énergie et gestion administrative. Ajoutez les coûts indirects, souvent moins visibles : temps consacré au dépannage, déplacements vers une imprimante éloignée, interruption d’une tâche ou impression abandonnée à cause d’un réglage inadapté.

Le calcul peut être présenté par équipement, par site et par type d’usage. Une formule simple consiste à rapporter le coût total de la période au nombre de pages effectivement produites, en séparant si nécessaire le noir et blanc de la couleur. Pour éviter une fausse précision, conservez les hypothèses : durée d’engagement, volume annuel estimé, taux de couleur, fréquence des pannes et périmètre exact de la maintenance. Demandez ensuite aux fournisseurs une proposition construite sur ces mêmes hypothèses.

Le renouvellement est aussi l’occasion de questionner le besoin : réduire les impressions superflues, généraliser le recto verso quand le contexte le permet, privilégier la numérisation utile et prolonger la durée de vie des équipements maintenables. Chaque page non imprimée est la seule dont le coût est nul.

Synchroniser avec les autres échéances du parc

Une décision d’impression prise isolément coûte souvent plus cher qu’une décision coordonnée. Le support standard de Windows 10 s’est arrêté le 14 octobre 2025 et le programme de mises à jour de sécurité étendues grand public se termine le 13 octobre 2026. Pour les entreprises, l’ESU peut être prolongé, mais à un tarif dissuasif : environ 61 dollars par poste la première année, avec un montant qui double chaque année. Autrement dit, une part significative des PME va devoir arbitrer un renouvellement de postes dans la même fenêtre budgétaire que son parc d’impression.

La même logique vaut pour les coûts logiciels. Microsoft a relevé ses tarifs Microsoft 365 au 1er juillet 2026, entre 5 et 15 % selon les plans — Business Standard +12 %, Office 365 E3 +13 %. Pour un client de 30 postes en Business Standard, cela représente plus de 500 euros hors taxes de surcoût annuel. Ces montants ne concernent pas l’impression, mais ils consomment la même enveloppe : intégrez-les dans l’arbitrage plutôt que de les découvrir au renouvellement suivant.

Intégrer la sécurité dans le choix

Une page peut contenir des informations commerciales, sociales, financières ou techniques. Le choix d’un équipement doit donc examiner l’authentification des utilisateurs, la libération sécurisée des documents, l’effacement des données temporaires, la gestion des droits et la séparation des environnements. Vérifiez aussi les mises à jour, le suivi des incidents et la possibilité de retirer proprement les données lors d’une reprise ou d’une fin de contrat.

Le serveur d’impression fait partie du périmètre à sécuriser, et pas seulement les machines. Le CERT-FR a publié le 3 août 2026 plusieurs avis critiques visant notamment Papercut, une solution de gestion d’impression très répandue en PME, aux côtés d’avis sur Microsoft Edge et Office permettant une exécution de code à distance. Une chaîne d’impression compromise expose à la fois les documents en attente et le réseau qui l’héberge. Demandez donc à vos fournisseurs quel est leur engagement de correctif et sous quel délai il s’applique.

La sécurité n’est pas une option ajoutée après la signature : une fonction absente entraîne des procédures manuelles, une exposition accrue ou un remplacement prématuré.

Comparer achat, location et prolongation

Avant de choisir, comparez au moins trois scénarios : conserver et remettre à niveau le parc, acheter de nouveaux équipements, ou louer avec maintenance. Pour chacun, documentez le coût total sur une même période, les engagements de volume, les délais d’intervention, les conditions de restitution et les responsabilités en matière de données. Une offre moins chère par page peut devenir défavorable si elle impose un volume minimal, facture fortement la couleur ou exclut certaines pièces.

La durée de vie mérite une attention particulière : demandez des matériels réparables, des mises à jour suivies pendant toute la période d’engagement et une reprise documentée en fin de contrat.

Décider avec un tableau de bord

Après le renouvellement, suivez quelques indicateurs stables : pages par équipement, part de couleur, taux de recto verso, coût complet par page, incidents et délais de résolution. Recalculez-les régulièrement pour repérer les dérives.

Si le périmètre ou les données vous semblent difficiles à établir, faites-vous accompagner pour fiabiliser le diagnostic avant de vous engager : un relevé de volumes mené sur trois mois coûte beaucoup moins cher qu’un contrat de cinq ans mal calibré. Les équipes METERIS peuvent réaliser ce relevé et le confronter aux offres reçues.